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Allgemeine Fragen zur Buchhaltung
Was ist der Unterschied zwischen vorbereitender Buchhaltung und der Arbeit eines Steuerberaters?
Die vorbereitende Buchhaltung ist der erste Schritt für eine ordentliche Finanzbuchführung. Ich kümmere mich darum, dass alle Belege sortiert, geprüft und korrekt vorkontiert sind. Außerdem übernehme ich die Buchung von Zahlungseingängen und -ausgängen, die Kassenführung und die Abstimmung von Konten. Das erleichtert die Arbeit des Steuerberaters enorm.
Der Steuerberater hingegen ist für die endgültige Buchführung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und die Beratung in steuerrechtlichen Fragen zuständig. Er erstellt die Bilanzen und kommuniziert mit dem Finanzamt.
Warum ist eine ordentliche Belegsortierung so wichtig?
Eine gut sortierte Belegsammlung spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern sorgt auch für eine reibungslose Buchhaltung. Wenn Belege unsortiert oder unvollständig sind, kostet das unnötig Zeit – sowohl für Sie als auch für mich.
Hier sind die wichtigsten Gründe, warum eine ordentliche Belegsortierung so wichtig ist:
- Effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater – Keine unnötigen Verzögerungen oder Zusatzkosten
- Zeitersparnis – Weniger Nachfragen und schnellerer Buchungsprozess
- Fehlerminimierung – Alle Geschäftsvorfälle werden korrekt erfasst
- Steuerliche Sicherheit – Keine fehlenden Belege, die später Probleme machen könnten
- Bessere Finanzübersicht – Du weißt immer, wo dein Unternehmen steht
Was bedeutet „Vorkontieren“ und warum ist es sinnvoll?
Das Vorkontieren ist der erste Schritt in der Buchhaltung und bedeutet, dass Belege vorab geprüft und den richtigen Konten zugeordnet werden, bevor sie endgültig gebucht werden.
Warum ist das sinnvoll?
- Fehlerminimierung – Falsche Zuordnungen oder fehlende Belege werden frühzeitig erkannt.
- Zeitersparnis – Eine strukturierte Vorbereitung erleichtert die spätere Buchung.
- Reibungslose Zusammenarbeit – Steuerberater und Buchhalter können effizienter arbeiten.
- Bessere Übersicht – Einnahmen und Ausgaben sind sauber sortiert und nachvollziehbar.
Zusammenarbeit & Prozesse
Wie läuft die Zusammenarbeit mit mir ab?
Ganz unkompliziert! 😊 Hier ein Überblick, wie wir zusammenarbeiten:
- Kennenlernen & Abstimmung
Wir besprechen, welche Leistungen Sie brauchen und wie Sie Ihre Belege einreichen – ob digital oder in Papierform. - Belege einreichen
Sie senden mir Ihre Belege monatlich gesammelt zu. Das geht per E-Mail, über eine Cloud oder klassisch in einem Ordner. - Sortierung & Vorkontierung
Ich prüfe, sortiere und ordne die Belege den richtigen Konten zu. Fehlende Belege? Ich melde mich direkt bei Ihnen. - Erfassung & Abstimmung
Ich buche die Belege im Buchhaltungsprogramm oder bereite alles für Ihren Steuerberater vor. Falls Unklarheiten bestehen, kläre ich diese mit Ihnen oder direkt mit dem Steuerbüro. - Auswertungen & Meldungen
Sie erhalten auf Wunsch eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), eine Summen- und Saldenliste (SuSa) und eine Umsatzsteuervoranmeldung (Ust VA), sofern sie nicht der Steuerberater macht, sowie eine Übersicht der offenen Posten. - Laufende Betreuung & Unterstützung
Ich stehe Ihnen jederzeit für Fragen zur Verfügung und unterstütze Sie dabei, Ihre Buchhaltung effizient und übersichtlich zu gestalten.
Welche Unterlagen muss ich regelmäßig einreichen?
Damit Ihre Buchhaltung sauber und lückenlos ist, benötige ich regelmäßig, also monatlich folgende Unterlagen von Ihnen:
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Alle Rechnungen, die Sie erhalten (Lieferantenrechnungen, Betriebsausgaben)
- Alle Rechnungen, die Sie an Kunden gestellt haben
Kontoauszüge
- Alle relevanten Geschäftskonten, auch Kreditkartenabrechnungen
- Falls vorhanden: PayPal- oder andere Zahlungsdienstleister-Abrechnungen
Kassenbelege & Kassenbuch (falls Bargeld im Spiel ist)
- Tagesabschlüsse aus der Kasse
- Handschriftliche Notizen über Bargeldbewegungen
Verträge & Bescheinigungen (nach Bedarf)
- Mietverträge, Leasingverträge, Finanzierungsnachweise
- Versicherungen, behördliche Bescheide, Steuerbescheinigungen
Kann ich meine Belege auch digital schicken?
Aktuell arbeite ich hauptsächlich mit Papierbelegen, bin aber dabei, die digitale Buchhaltung umzusetzen. Das bedeutet:
📌 Derzeit: Sie können mir Ihre Belege in Papierform zusenden. Falls Sie sie lieber digital senden möchten, finden wir gemeinsam eine praktikable Lösung – zum Beispiel per E-Mail oder Cloud-Speicher.
🚀 Zukunft: Mein Ziel ist es, komplett auf digitale Buchhaltung umzustellen. Das heißt, dass Sie Ihre Belege einfach einscannen oder fotografieren und über ein Dokumenten-Management-System hochladen können. Dadurch wird die Buchhaltung effizienter und Sie sparen sich den Papierkram.
👉 Falls Sie schon jetzt digital arbeiten möchten, lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir den Übergang möglichst einfach gestalten können! 😊
Kosten & Abrechnung
Wie berechne ich meine Dienstleistungen?
Ganz einfach und transparent:
Ich arbeite auf Stundenbasis zum festen Stundensatz von 49 € – abgerechnet im 15-Minuten-Takt.
Das heißt für Sie:
- Sie zahlen nur für die Zeit, die ich tatsächlich für Ihre Buchhaltung arbeite.
- Es gibt keine versteckten Kosten oder pauschalen Monatspreise.
- Die Abrechnung erfolgt monatlich, auf Wunsch mit einer detaillierten Leistungsübersicht.
- Fair und nachvollziehbar: Auch kleine Aufgaben finden ihren Platz – ganz ohne pauschale Rundungen.
Was kostet mich die vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung wird bei mir – wie alle Leistungen – zum fairen Stundensatz von 49 € abgerechnet (im 15-Minuten-Takt).
Wie viel Sie das konkret kostet, hängt vom Umfang Ihrer Unterlagen ab. Je besser Ihre Belege vorbereitet und sortiert sind, desto schneller und effizienter kann ich arbeiten – das spart dir Zeit und Geld.
🔍 Zur Orientierung:
Bei regelmäßig eingereichten, gut sortierten Unterlagen benötige ich im Schnitt 1 bis 2 Stunden pro Monat bei kleineren Unternehmen. Wenn es mehr Belege sind oder der Aufwand höher ist, steigt entsprechend auch der Zeitbedarf.
💡 Tipp:
Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie starten sollen oder wie viel Aufwand bei Ihnen anfällt – sprechen Sie mich einfach an. Ich schaue mir Ihre Situation unverbindlich an und gebe Ihnen eine objektive Einschätzung.
Gibt es eine Mindestabnahme an Stunden?
Nein, es gibt keine feste Mindestabnahme. Ich rechne im 15-Minuten-Takt ab – ganz transparent und fair. Sie zahlen also nur die Zeit, die tatsächlich für Ihre Buchhaltung anfällt. So bleiben Sie flexibel und haben die volle Kostenkontrolle.
Kann ich Sie auch nur einmalig buchen?
Ja, absolut! Auch eine einmalige Zusammenarbeit ist möglich, zum Beispiel, wenn Sie
- kurzfristig Unterstützung brauchen
- Ordnung ins Belegchaos bringen wollen
- eine Zwischenlösung suchen
Melden Sie sich einfach, und wir schauen gemeinsam, wie ich Ihnen am besten helfen kann.
Spezifische Branchenfragen
Ich bin Handwerker – was muss ich bei der Buchhaltung beachten?
Wichtig ist vor allem, dass Sie Ihre Belege vollständig und geordnet sammeln.
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Quittungen
- Tankbelege
- Kontoauszüge
Diese sollten idealerweise chronologisch und nach Belegart sortiert sein.
Ein häufiges Problem ist die Kassenführung: Wenn Sie Barzahlungen entgegennehmen oder selbst bar einkaufen, ist ein sauber geführtes Kassenbuch Pflicht. Jeder einzelne Vorgang muss nachvollziehbar dokumentiert sein – sonst kann es bei einer Prüfung schnell Ärger geben.
Ich unterstütze Sie gern dabei, Ihre Buchhaltung ordentlich und prüfungssicher aufzubauen – damit alles läuft, wie es soll.
Ich betreibe ein Restaurant – gibt es Besonderheiten bei der Buchhaltung für die Gastronomie?
Ja, die Gastronomie bringt ein paar ganz eigene Anforderungen mit sich. Besonders wichtig sind:
🍽️ Kassenführung: In der Gastronomie ist eine ordnungsgemäße Kassenführung entscheidend. Hier prüft das Finanzamt ganz genau. Eine offene Ladenkasse ist erlaubt, aber das tägliche Zählprotokoll sollte Pflicht sein. Noch besser ist ein zertifiziertes Kassensystem mit GoBD-konformer Software.
📦 Wareneingang, Lager & Pfand: Der Einkauf von Lebensmitteln und Getränken muss gut dokumentiert sein – oft fallen hier viele Belege an, die sorgfältig geprüft und sortiert werden sollten. Auch das Thema Pfand darf nicht vergessen werden, da es getrennt vom Warenwert erfasst und korrekt verbucht werden muss.
📄 Bewirtungsbelege & Eigenverbrauch: Diese Punkte sollten ordentlich dokumentiert werden. Gerade beim Eigenverbrauch (z. B. Getränke oder Speisen für Mitarbeitende) ist Genauigkeit wichtig, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Arbeitest auch Sie mit anderen Branchen zusammen?
Ja, absolut! Auch wenn mir das Handwerk besonders am Herzen liegt, arbeite ich branchenübergreifend mit kleinen und mittelständischen Unternehmen zusammen. Jede Branche bringt ihre eigenen Abläufe und Besonderheiten mit – genau das macht die Buchhaltung für mich so spannend.
Ob Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleistung oder andere Bereiche: Ich unterstütze Sie zuverlässig bei der vorbereitenden Buchhaltung – mit einem geschulten Blick fürs Detail, klarer Struktur und einem offenen Ohr für Ihre individuellen Anforderungen.
Sonstiges
Wie erreiche ich Sie am besten?
Am einfachsten erreichen Sie mich per E-Mail – schreiben Sie mir gerne an info@beleg-profi.de. Ich melde mich so schnell wie möglich zurück.
Oder Sie besuchen mich auf LinkedIn – dort finden Sie weitere Informationen über mich und haben die Möglichkeit, mir eine Nachricht zu hinterlassen.
Wenn Sie lieber direkt sprechen möchten, können Sie mir auch Ihre Telefonnummer hinterlassen. Ich melde mich zeitnah bei Ihnen zurück.
Alternativ können Sie auch gerne das Kontaktformular auf meiner Website nutzen. So findet Ihre Anfrage schnell den richtigen Weg zu mir.
Bieten Sie auch Vor-Ort-Termine an?
Ich arbeite ausschließlich remote – das heißt, die Zusammenarbeit erfolgt vollständig ohne Vor-Ort-Termine.
Durch strukturierte Prozesse und klare Kommunikation kann ich Sie dennoch zuverlässig und effizient unterstützen – ganz egal, wo Sie sich befinden.
Alternativ biete ich auch Videotermine per Zoom an. So können wir Ihre Anliegen unkompliziert besprechen – flexibel, ortsunabhängig und ganz in Ruhe.
Was passiert, wenn ich Belege vergesse oder zu spät abgebe?
Es kann immer mal vorkommen, dass Belege vergessen werden – das ist in der Regel kein Problem. Mit der monatlichen Auswertung erhalten Sie eine Übersicht über fehlende Unterlagen. Diese können ganz unkompliziert im Folgemonat nachgereicht werden.
Wichtig ist: Je vollständiger und pünktlicher die Belege bei mir eingehen, desto reibungsloser läuft die Buchhaltung. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch unnötige Rückfragen oder Verzögerungen – vor allem in Richtung Steuerberater oder Finanzamt.
Bitte beachten Sie: Bei verspäteter Abgabe Ihrer Unterlagen kann es vorkommen, dass auch die Meldung für die Umsatzsteuer nicht fristgerecht übermittelt werden kann. In solchen Fällen können Säumniszuschläge durch das Finanzamt entstehen – das lässt sich durch rechtzeitige Einreichung leicht vermeiden.
Bis wann müssen meine Belege bei Ihnen sein?
In der Regel sollten Ihre Belege spätestens 5 Werktage nach Monatsende bei mir eingehen, damit ich ausreichend Zeit für die Bearbeitung habe.
Wichtig:
Haben Sie keine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt beantragt und müssen Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. des Folgemonats abgeben, sollten Ihre Belege spätestens am 3. Werktag nach Monatsende bei mir sein. Nur so kann ich eine fristgerechte Übermittlung der Meldung an das Finanzamt gewährleisten.Bei Unsicherheiten oder Fragen zur Fristverlängerung unterstütze ich Sie gerne